Ochrana osobných údajov

Tento dokument vysvetľuje, ako P&T Group s.r.o. (ďalej „my“) spracúva osobné údaje pri prevádzke služby Dokliq podľa nariadenia (EÚ) 2016/679 (GDPR) a zákona č. 18/2018 Z. z. o ochrane osobných údajov. Otázky posielajte na info@dokliq.sk.

1. Aké údaje spracúvame

a) Registrácia a používanie účtu

Meno a priezvisko, e-mail, heslo (uložené len ako bezpečný odtlačok), názov účtu, role a prístupy používateľov, čas prihlásení a záznam zmien v účte. V tomto prípade sme prevádzkovateľom.

b) Predplatné a fakturácia

Fakturačné údaje zákazníka (obchodné meno, adresa, IČO, DIČ, IČ DPH, e-mail), objednávky, faktúry a platby. Sme prevádzkovateľom.

c) Obsah dokladov

Doklady, ktoré zákazník nahrá, môžu obsahovať osobné údaje (napr. meno živnostníka, adresu, IBAN, údaje na bločku). Pri týchto údajoch je prevádzkovateľom zákazník a my sme jeho sprostredkovateľom podľa čl. 28 GDPR – spracúvame ich len na poskytovanie služby, podľa obchodných podmienok (čl. IX). Obsah dokladov nepoužívame na vlastné účely, štatistiky ani na trénovanie umelej inteligencie.

d) Komunikácia

Obsah e-mailov, žiadostí a správ z kontaktného formulára (meno, e-mail, prípadne telefón a firma, text správy). Ak vo formulári zaškrtnete súhlas, váš e-mail a meno použijeme aj na zasielanie noviniek (newsletter). Sme prevádzkovateľom.

e) Technické údaje

IP adresa, typ prehliadača a čas požiadavky v záznamoch servera, ktoré slúžia na bezpečnosť a riešenie chýb. Sme prevádzkovateľom.

2. Účel a právny základ

• poskytovanie služby a správa účtu – plnenie zmluvy (čl. 6 ods. 1 písm. b GDPR),
• fakturácia a účtovníctvo – zákonná povinnosť (čl. 6 ods. 1 písm. c GDPR, zákon č. 431/2002 Z. z. o účtovníctve, zákon č. 222/2004 Z. z. o DPH),
• bezpečnosť služby a ochrana pred zneužitím – oprávnený záujem (čl. 6 ods. 1 písm. f GDPR),
• odpovede na otázky a žiadosti – plnenie zmluvy alebo opatrenia pred jej uzatvorením,
• zasielanie newslettera – súhlas (čl. 6 ods. 1 písm. a GDPR); súhlas je dobrovoľný a môžete ho kedykoľvek odvolať e-mailom alebo odkazom v newsletteri,
• spracúvanie obsahu dokladov – na pokyn zákazníka ako sprostredkovateľ (čl. 28 GDPR).

3. Ako dlho údaje uchovávame

• údaje účtu – počas trvania zmluvy a potom do vymazania účtu na žiadosť zákazníka,
• faktúry a platby – 10 rokov podľa zákona o účtovníctve a zákona o DPH,
• obsah dokladov – podľa pokynov zákazníka, najdlhšie počas lehoty, v ktorej musí zákazník uchovávať účtovné doklady,
• komunikácia – 3 roky od jej ukončenia,
• newsletter – do odvolania súhlasu,
• záznamy servera – najviac 90 dní.

4. Komu údaje sprístupňujeme

Údaje odovzdávame len sprostredkovateľom, ktorí nám pomáhajú službu prevádzkovať, a len v nevyhnutnom rozsahu:

• prenájom servera, na ktorom beží služba, databáza, úložisko dokladov a e-mail – Contabo GmbH, Nemecko (servery v Európskej únii),
• vyťažovanie údajov z dokladov umelou inteligenciou (po spustení tejto funkcie) – Anthropic, PBC, USA; prenos na základe štandardných zmluvných doložiek EÚ, údaje sa podľa zmluvy nepoužívajú na trénovanie modelov,
• náš externý účtovník a daňový poradca – pri fakturácii,
• orgány verejnej moci – ak to vyžaduje zákon.

Zoznam sprostredkovateľov aktualizujeme na tejto stránke a o zmene vopred informujeme zákazníkov.

5. Súbory cookies

Používame len nevyhnutné cookies potrebné na prihlásenie a bezpečnosť formulárov; analytické ani marketingové cookies nepoužívame. Podrobnosti sú v zásadách cookies.

6. Vaše práva

Máte právo na prístup k údajom, opravu, vymazanie, obmedzenie spracúvania, prenosnosť údajov a námietku proti spracúvaniu na základe oprávneného záujmu. Žiadosť pošlite na info@dokliq.sk; vybavíme ju do jedného mesiaca. Pri údajoch v dokladoch uplatňujte práva u zákazníka (prevádzkovateľa údajov), ktorému pri tom pomôžeme.

Ak sa domnievate, že spracúvanie porušuje predpisy, môžete podať sťažnosť na Úrad na ochranu osobných údajov Slovenskej republiky, Hraničná 12, 820 07 Bratislava, dataprotection.gov.sk.

7. Zabezpečenie údajov

Údaje sú uložené na serveroch v Európskej únii. Komunikácia je šifrovaná (HTTPS), heslá sa ukladajú len ako odtlačky, prístup k údajom majú len oprávnené osoby, dáta každého zákazníka sú oddelené od ostatných a databáza sa pravidelne zálohuje. Originály dokladov sa ukladajú tak, aby sa nedali zmeniť.