5 tipov, ako skrátiť mesačnú uzávierku

Koniec mesiaca v mnohých firmách vyzerá rovnako: hľadanie bločkov v autách, preposielanie faktúr z rôznych e-mailov a otázky „ešte nám chýba jedna faktúra za energie“. Uzávierka sa natiahne na dni. Dá sa to zvládnuť rýchlejšie.

1. Zbierajte doklady priebežne, nie na konci mesiaca

Najviac času sa stratí hľadaním. Ak sa doklad odfotí alebo prepošle hneď, ako vznikne, na konci mesiaca už nie je čo zháňať. Pomôže jednoduché pravidlo: bloček odfotiť ešte pri pokladni.

2. Jedna adresa pre všetky faktúry

Dodávatelia posielajú faktúry na rôzne e-maily – konateľovi, asistentke, na info@. Zriaďte pre doklady jednu adresu a dodávateľov o nej informujte. Faktúry sa tak nestratia v osobných schránkach.

3. Nechajte údaje vyťažiť automaticky

Prepisovanie čísla faktúry, IČO, sumy a variabilného symbolu je pomalé a vznikajú pri ňom chyby. Nástroje na vyťaženie údajov ich prečítajú z fotky, PDF alebo QR kódu PAY by square a človek ich už len skontroluje.

4. Kontrolujte výnimky, nie všetko

Namiesto kontroly každého poľa na každej faktúre sa sústreďte na to, čo je podozrivé: nesedí súčet, chýba IČ DPH, dodávateľ má iný IBAN ako minule. Bežné doklady môžu prejsť rýchlo.

5. Exportujte jedným klikom

Keď sú doklady skontrolované, export do účtovného programu by mal byť otázkou jedného kliknutia – za presné obdobie a presne tie firmy, ktoré potrebujete.

Ako s tým pomáha Dokliq

Dokliq zbiera doklady z mobilu, e-mailu aj cez API, vyťaží z nich údaje, overí ich a pripraví export pre účtovníctvo. Účtovná kancelária má doklady všetkých klientov na jednom mieste a vidí, čo ešte chýba.

Vyskúšajte Dokliq zadarmo – demo na 5 dokladov nemá časový limit.